Profesioniștii în Administrarea Imobilelor Oferă Mai Mult. Și Câștigă Mai Mult.
Modulele aplicației acoperă toată gama de comunicare în timp real, obținere feedback, furnizare de servicii și acces la facilități.
Transmiterea facturilor și accesul la facturi devin mai simple ca oricând. Utilizând modulul Factură, aplicația poate comunica cu un soft de facturare deja utilizat, iar facturile vor fi trimise automat și afișate în aplicația fiecărui membru. În acest moment, Domicelo dezvoltă propriul soft de facturare, revoluționar în domeniu.
Serviciile necesare unei comunități sunt disponibile in sectiunea Catalog Servicii, sub forma unui portofoliu complet, accesibil și structurat pe categorii de interes. Prin Domicelo se introduce o noutate absolută în domeniu: disponibilitatea de servicii care se adresează spațiilor private.
Modulul Solicitări utilizează un sistem performant de ticketing prin care sunt recepționate cererile membrilor. Este un mod profesionist de a fi la dispoziția membrilor și, în același timp, elimină variantele „improvizate” de recepționare ale solicitărilor prin intermediul rețelelor de socializare de tipul grupurilor de Facebook și WhatsApp.
Funcționalitățile de Informări și Vot aparțin managerului comunității și constituie un upgrade al calității comunicării. Valoarea interacțiunii management-membri creste semnificativ prin asigurarea transmiterii informațiilor utile în timp real și prin consultarea opiniei membrilor.
Contactele managementului, precum și informații despre conducerea Asociației (președintele asociației și membrii Consiliului Executiv) sunt puse la dispoziție și actualizate in acest modul. Există posibilitatea de a suna direct din aplicatie. Update viitor: e Avizier.
Accesul în cadrul unei comunități este strâns legat de gradul de securitate pe care aceasta îl oferă membrilor săi. Modulul Acces Auto permite reglementarea accesului prin conectarea la sisteme deja folosite sau oferă posibilitatea de a crea de la zero un plan de securitate și acces.
Administrarea și managementul se setează în funcție de cerințele specifice fiecărei comunități. Portofoliul poate conține oricâte comunității este necesar și poate folosi mai multe conturi în platforma de administrare.
Întrucât informațiile sunt trimise automat, sistemul asigură o maximă eficiență. De asemenea, acesta este conceput să transmită remindere doar destinatarilor care nu au reacționat anterior.
Informările și reminderele vor fi trimise și recepționate direct din aplicație, cu posibilitatea membrului de a opta și pentru comunicare via e-mail.
Istoricul ajută să fie ținută evidența exactă a comunicării informărilor, consultărilor și a deciziilor luate de-a lungul timpului. Acest lucru oferă și o continuitate perfectă pentru că informațiile îi vor fi disponibile și unui nou reprezentant al echipei de management.
Partea esențială a unui vot/poll este rezultatul acestuia. Va putea fi stabilit pragul/procentul de acceptare, iar rezultatul este generat automat, fără proceduri suplimentare de numărare sau erori umane.
Scopul unui vot/poll este de a se consulta membrii, în condițiile în care aceștia își exprimă opțiunea în mod anonim. Va fi înregistrată doar opțiunea aleasă, nu și persoana care a făcut-o.
Membrii își vor putea înscrie singuri coproprietarii, chiriașii sau reprezentanții, fiecare categorie având drepturi prestabilite (ex: un chiriaș nu poate vota, dar poate fi informat despre propuneri).
Membrii au toate drepturile conferite de acest statut, iar pentru invitații acestora sunt stabilite anumite limitări precum lipsa dreptului de a participa la un vot sau un poll.
Sistemul generează statistici pentru activitatea dintr-o anumită perioadă, cu privire la câte Informări au fost transmise, câte Solicitări au fost deschise si rezolvate sau care este situația voturilor/poll-urilor.
La final, analiza statisticilor generate de sistem va conduce la sporirea randamentului activităților manageriale.
Statisticile activității desfășurate și feedback-ul primit de la Membri (prin primirea de Solicitări sau rezultate vot/poll) sunt indicatori esențiali pentru a estima pe ce trebuie sa se concentreze activitatea sau ce cheltuieli vor fi necesare in perioada următoare.
Modalitatea de afișare va fi una simplificată, în care va apărea factura curentă, istoricul facturilor precum și stadiul fiecăreia.
Daca se doresc informații suplimentare despre costurile implicate în generarea facturii, există un buton special care va conduce direct la modalitatea de calcul și la sumarul tuturor cheltuielilor luate în acest calcul.
Se câștigă timp prețios pentru că nu sunt necesare acțiuni suplimentare din partea echipei de administrare precum urmărire stadiu plată sau transmitere de remindere, întrucât sistemul va face toate aceste lucruri.
În plus, nu va fi necesară retransmiterea facturii întrucât aceasta va fi vizibilă în orice moment în aplicație.
Serviciile necesare unei comunități sunt disponibile aici sub forma unui portofoliu complet, accesibil în mod organizat și structurat pe categorii de interes.
Prin ConcierGO, se introduce o noutate absolută în domeniu: disponibilitatea de servicii care se adresează spațiilor private.
Managerul comunității pune la dispoziție servicii proprii sau atribuite managementului, cum ar fi actele administrative (formulare, documente, aprobări, proceduri), acțiunile tehnice (alocarea unui tehnician dedicat, echipa de mentenanță, de curățenie etc.) sau servicii ale partenerilor și colaboratorilor aleși de către managerul comunității.
Un alt aspect important este accesarea cu ușurință și organizarea utilizării unor facilități de care comunitatea poate beneficia, cum ar fi un teren de tenis, un teren de baschet, o piscină, o sală de evenimente etc. Acestea pot fi puse la dispoziția comunității printr-un sistem de rezervări.
Pentru ca gama serviciilor oferite să acopere o plajă cât mai largă de necesități, comunitatea va beneficia de servicii înscrise și oferite de baza de date a Domicelo.
Aceste servicii sunt verificate și calificate înainte de înregistrarea lor în baza de date, apoi alocate în funcție de locația și specificul comunității (rezidential, office, comercial).
Aducem în prim-plan și organizăm un set esențial de servicii: servicii ale membrilor oferite către ceilalți membri.
Aprecierea acestui tip de serviciu vine din nivelul sporit de încredere conferit de statutul de membru al aceleiași comunități, încredere de care se bucură atât cel ce îl oferă cât și cel ce beneficiază de acest serviciu.
Managerul comunității poate încuraja oferirea de astfel de servicii și are ultimul cuvânt în ceea ce privește aprobarea și publicarea acestora.
Managerul comunității va avea astfel la dispoziție un mijloc prin care va putea răspunde organizat, va avea în permanență acces la statusul fiecărei solicitări în parte (Primit, în Lucru, Rezolvat) și va avea posibilitatea de urmărire a etapelor acestora.
În plus, solicitările sunt structurate pe domeniile sau subiectele pentru care acestea au fost deschise.
Această specificație, împreună cu accesul la istoric, constituie o bază importantă de analiză a problemelor comunității și a feedback-ului membrilor.
Prin identificarea tipului de necesități, a importanței și frecvenței acestora, se pot anticipa și adapta servicii, se pot lua decizii pentru viitor și se îmbunătățește semnificativ calitatea comunicării.
Echipa de management are la dispoziție două instrumente redutabile de comunicare, dar si de obținere si analiză a feedback-ului.
Modulul de Informări are atributele unui sistem profesional de Notificări și este adaptat pentru a crea si transmite cât mai eficient posibil o informare. Informarea se concepe în Platforma de Administrare prin 3 pași simpli: Descriere – Alegere destinatari – Trimitere.
A fost acordată o importanță sporită pentru Alegerea destinatarilor întrucât scopul este ca informările fie primite doar de către destinatarii setați, iar, prin primirea de informații targetate, experiența de relaționare a membrilor va fi mult mai bună.
Consultarea membrilor si obținerea rezultatului opiniei acestora este un proces ce cuprinde trei provocări majore: Organizare, Nivel de implicare, Cuantificarea rezultatelor.
Aceste trei provocări fac ca metodele folosite în prezent, precum organizări de întâlniri directe, consultare pe mail, grupuri de WhatsApp, grupuri pe rețele de socializare, sa fie mari consumatoare de timp si energie sau să ofere rezultate nemulțumitoare.
Modulul de votare/poll-uri ConcierGO asigură obținerea unui feedback util si cuantificabil din partea membrilor, prin rezolvarea tuturor provocărilor:
Organizare – există modulul dedicat Votului în Platforma de Administrare, format din acțiuni facile, menite să creeze o experiență intuitivă.
Nivel de implicare – sistemul este setat ca votul/poll-ul să aibă un caracter secret. Astfel se obține un nivel de implicare mult mai ridicat din partea tuturor membrilor precum si rezultate reale, influențate doar de propria părere.
Cuantificarea rezultatelor – Rezultatul votului/poll-ului va fi furnizat automat de sistem la sfârșitul perioadei prestabilite. Apoi rezultatul poate fi transmis tuturor membrilor.
Rezultatele voturilor/poll-urilor vor sta la baza unor decizii importante și vor oferi date esențiale de analiză pentru a determina: succesul demersurilor, direcții de abordare, strategii viitoare.
Avantajul instantaneu pe care îl aduce acest modul este că face toate aceste date cunoscute și accesibile în orice moment. Așadar, se elimină comunicarea suplimentară pentru ca aceste date să fie obținute la cerere.
De asemenea, în cazul schimbării sau actualizării datelor, procesul de afișare este automat, deci nu mai este nevoie de acțiuni suplimentare privind anunțarea acestor schimbări.
Gradul de securitate este un factor decizional în alegerii comunității. Prin intermediul sistemului Domicelo, accesul auto (sau de persoane) este simplu și oferă siguranță, respectând, în același timp, intimitatea membrilor.
Aplicația poate comunica cu alte sisteme existente sau viitoare (tip access gate), iar funcționalitățile acestui modul sunt presetate să asigure respectarea a trei principii:
1. Siguranța – vor avea acces doar membrii înregistrați și validați. Membri pot crea un acces pe durată limitată (1h, 6h, 24h) pentru invitați, servicii tip Taxi/Uber, livratori etc. Așadar, accesul se realizează doar atunci când un membru validat al comunității a permis acest lucru.
2. Ușurința în utilizare – Introducerea datelor de acces ale membrilor se face simplu și în timp real. Accesul invitaților permite prin intermediul aplicației în doar câteva secunde.
3. Respectarea intimității – numărul de intrări sau ieșiri și orele la care s-au efectuat sunt înregistrate în sistem și stau sub semnul confidențialității. Acestea se stochează într-o baza de date care poate fi pusă doar la dispoziția autorităților, într-un cadru legal și justificat.
